Términos y Condiciones:
 
 Glosario
*ASUS PARTNER PROGRAM*   (de ahora en adelante el programa): Es un programa de fidelización que incentiva la gestión comercial y reconoce el esfuerzo diario de todos los vendedores de productos ASUS BUSINESS de nuestra red de distribuidores a nivel nacional a través de la acumulación y redención de puntos, por productos establecidos dentro de un catálogo.

Distribuidor o canales de distribución: Son aquellos establecimientos de comercio autorizados a nivel nacional para comercialización y distribución de productos de la marca   ASUS . Igualmente serán aquellos establecimientos de comercio debidamente inscritos ante el programa *Programa* .

Grupo de vendedores
       De piso o reseller: Este grupo está conformado por todos los vendedores externos que hacen parte de los distribuidores debidamente inscritos al programa *Programa*  .
      Cuenta individual: Cada vendedor tendrá creada una cuenta individual en la página del programa en la cual podrá consultar el estado de sus puntos acumulados, redimidos y disponibles

Puntos: Método de incentivos del programa *Programa*  , los vendedores inscritos en el programa acumulan puntos para realizar una redención por productos.
Sell Out: Reporte de ventas quincenal emitido por el distribuidor. En general El *Programa* requiere un archivo de Excel con los siguientes campos, cédula del vendedor, nombres, apellidos, nombre del reseller, NIT del reseller, referencia comprada, serial del producto, nombre del mayorista, numero de factura del mayorista y cantidad, valor de compra.
Administrador del programa: Persona que trabaja para el distribuidor y tiene la responsabilidad de enviar el reporte de ventas quincenalmente al punto de contacto dentro de Asus. Correo, colombia@asuspartnerprogram.com 
Inscripción: El reseller deberá registrarse ante Asus como participante en el Asus Partner Program, a través del formulario de registro que se encuentra en la página oficial del programa.REGISTRO ASUS PARTNER PROGRAM (google.com)

      Etapa de identificación: La persona autorizada del distribuidor debe enviar el reporte de ventas al correocolombia@asuspartnerprogram.comen un plazo de quince (15) días calendario de cada mes la base actualizada con las respectivas novedades de retiro o ingreso y los respectivos datos requeridos para la inscripción (cédula, nombre, apellido, tipo de vendedor, celular, correo electrónico, punto de venta y ciudad). El programa identifica a los nuevos vendedores y verifica que no se encuentren identificados en la base de datos actual. En caso de ya estar inscrito se le informará al contacto de Asus.
       Etapa de inscripción: El programa procede a realizar el registro de los vendedores identificados como nuevos en la base de datos del programa. Para el vendedor la inscripción se hace efectiva un (1) mes después de reportada la misma, es decir si un vendedor se inscribe en el mes de marzo, podrá ingresar a la página web en el mes de abril a consultar los puntos obtenidos por las ventas realizadas durante el mes de marzo (de acuerdo a la forma de acumulación de puntos definido por el programa para el mes). Teniendo en cuenta que el Sell Out se recibe mes vencido.
        Etapa de confirmación: Los vendedores ingresan a la página web con su cedula para activar la cuenta. Deben diligenciar un formulario de actualización de datos en caso de ser necesario. Al final del formulario se encentran publicados los términos y condiciones del programa, es responsabilidad del usurario leer, revisar y aceptar dichos términos para hacer efectiva su inscripción al programa y comenzar a navegar en la página web[CV1] [AA(2] .
       Cuenta: La cuenta de cada vendedor es personal e intransferible. En caso de no seguir laborando en el distribuidor en el que trabajaba, el distribuidor debe dar aviso al *Programa*   para desactivar la cuenta del vendedor. El vendedor tendrá un periodo de 30 días calendario después del aviso para gastar los puntos que tiene acumulados, de lo contrario la cuenta será desactivada y los puntos no serán redimibles.
En caso de identificar que se está utilizando la cuenta de manera incorrecta  se debe notificar inmediatamente al contacto de Asus para bloquear su cuenta y generarle una nueva clave.

Es responsabilidad de cada distribuidor suministrar al *Programa*   la información de cada vendedor.
La inscripción al programa implica suministrar los datos que sean solicitados y la respectiva autorización de tratamiento de datos personales, los vendedores inscritos son los únicos responsables por la información entregada al *Programa*   para registrarse, así como de la actualización de esta, en la medida en que sus datos se requieran para las validaciones y tramites del programa. Cualquier error, omisión, falta de actualización o falsedad en la información entregada, es responsabilidad exclusiva del vendedor y no se registrarán en el sistema del programa. 
Es responsabilidad del distribuidor asignar un administrador y este a su vez es responsable de consolidar las ventas de su fuerza comercial para ser enviadas a Asus y que se puedan realizar verificaciones correspondientes para el cargue de puntos en cada usuario registrado.

       Acumulación de puntos
Reporte de ventas
-          Cada distribuidor debe enviar el reporte de ventas cumpliendo con el formato del programa al correo colombia@asuspartnerprogram.com cada 15 días (principios y mediados del mes)[AA(3] [AA(4] 
-          El contacto de Asus validará que todos los campos obligatorios del reporte estén completos y lo enviará a la persona encargada del programa dentro de la agencia.
-          Los reportes que se envíen fuera del tiempo establecido no se tendrán en cuenta se tendrán en cuenta para el siguiente corte.
-          El reporte debe tener la siguiente información: nombre completo del reseller, punto de venta, cedula del distribuidor, fecha de venta, número de factura, serial, referencia   (modelo del producto), valor de la venta.
-          Los reportes que no cumplan con el formato o estén incompletos no serán tomados en cuenta para subir al sistema y liquidar los puntos.
-         
-          En caso de existir un error entre la factura y el reporte de ventas, no se incluirán ninguna de las ventas del distribuidor del mes correspondiente hasta aclarar la situación.
-          En caso de que la cedula del vendedor en el sistema del programa y del reporte de ventas no coincidan, no se subirán las ventas de dicho vendedor.
-          Los puntos adquiridos se publicarán en la página del programa en la cuenta individual de cada vendedor, vinculada al tipo y número de documento entregado en el momento de inscripción.
-          La publicación de puntos está sujeta al cumplimiento del distribuidor con el envío de los reportes de ventas quincenalmente dentro de las fechas establecidas[CV5] [AA(6] [AA(7] .
-          Posterior a la publicación de los puntos, el vendedor puede ingresar a la página para redimirlos por productos establecidos previamente en el catálogo, sujeto a unidades disponibles en cada una de las tiendas publicadas en el sitio. La liquidación de puntos está definida por el programa, de acuerdo a la liquidación quincenal y publicados en la página web del programa, estos pueden ser modificados o eliminados[CV8]  en cualquier momento según las necesidades del programa.
-          Las reglas de acumulación de puntos están sujetas a modificaciones sin previo aviso.
-          La acumulación de puntos de los vendedores está sujeta a las ventas, actividades y campañas definidas por el programa para el mes correspondiente
 
Campañas: El *Programa*   realizará campañas específicas en algunos meses en los que ganarán solo los mejores o todos los vendedores dependiendo de la campaña/actividad a las cuales aplican términos y condiciones.
Por ventas: Los vendedores podrán acumular puntos por las ventas realizadas de los productos elegibles en la campaña previamente notificados del portafolio de Asus Business (AIO, ExpertBook y Chromebook)  Este programa NO aplica para productos del portafolio de Asus Consumo (Vivobook, Zenbook, Laptop, Gaming)
Porcentaje de liquidación de puntos por tipo de vendedor (Básico)
La liquidación de puntos por ventas realizadas se calcula de acuerdo al PVP (Precio de venta al público de SELL IN) que esté vigente cada mes. La plataforma autorizada del programa calcula automáticamente dichos valores, estableciendo un puntaje por modelo y cantidad vendida de acuerdo a las políticas que establezca el programa para la liquidación de puntos. Adicionalmente los vendedores deben cumplir con una venta mínima para poder redimir los puntos los puntos, el valor de los puntos asignados dependerá de la categoría a la cual pertenezca el reseller registrado en el programa, previamente notificado.
Categorías incluidas en el programa
Partner autorizado: No acumula puntos en el programa
Partner Plata: Compra mínima al trimestre de $70.000 USD
Partner Oro: Compra mínima al trimestre de $251.000 USD
Partner Platino: Compra mínima al trimestre   de $801.000 USD

Los puntos serán publicados quincenalmente en la página web del *Programa*   y podrán ser consultados en el perfil de cada vendedor, donde se observa el total de puntos acumulados en el mes inmediatamente anterior con el detalle de los productos.
Este porcentaje de liquidación podrá variar de acuerdo a las campañas y actividades que realice el programa.

Tiempo de publicación de puntos: Los vendedores podrán ingresar al sistema y revisar su puntaje el mes posterior al que hicieron su venta, debe tener en cuenta que el programa recibe el reporte quincenalmente.
Fecha de liquidación y publicación de puntos: El programa se reserva el derecho de no tener cumplimiento con las fechas de liquidación y publicación de puntos y en cualquier momento podrá determinar si es necesario modificar el puntaje registrado en el *Programa*   de un vendedor en caso de identificar errores en el SELL OUT reportado por el distribuidor.
Causales de invalidez: En el caso de evidenciar un error de registro en la puntuación, fraude o mal uso del programa, el programa se reserva el derecho y la facultad de verificar, modificar, invalidar o reajustar los puntos efectivamente acumulados, en dado caso se realizará el ajuste o cancelación de estos.
Así mismo, en caso de que el programa identifique que un vendedor tiene publicado un puntaje incorrecto y se haya registrado una redención pero aún no se ha realizado la redención de puntos, se precede a informar al vendedor la cancelación de la misma y el ajuste del puntaje
Expiración de Puntos: La vigencia de los puntos acumulados será de 6 meses a partir del cargue de los mismos.
Redención de puntos
-          Solo podrá redimir puntos los vendedores que estén vinculados con un distribuidor y estén debidamente inscritos y aceptados en el programa.
-          El vendedor podrá canjear sus puntos acumulados de forma directa por productos publicados en la página del *Programa*   y el producto será entregado por parte del programa en la dirección, ciudad y/o municipio dentro del territorio de la Republica de Colombia que el vendedor determine entrega sujeta a cobertura y unidades disponibles. El programa  no será responsable de cumplir con los tiempos de entrega y garantías ofrecidas sobre el o los productos redimidos.
-          Una vez llevado a cabo el proceso de redención no aplicará retracciones ni cambios en los productos.
-          Las reclamaciones son válidas cuando el producto no corresponda a lo redimido por el vendedor.

Proceso de redención:
-          Los vendedores podrán ingresar a su cuenta personal en el programa y seleccionar los productos de su interés de acuerdo a los puntos que tengan acumulados.
-          Las características específicas de los premios corresponden a las que comercialmente son ofrecidas, por lo tanto los vendedores se sujetan a ellas. En la página web todos los premios serán identificados con especificaciones y/o características técnicas que los vendedores deben tener en cuenta al momento de realizar el canje.
-          El vendedor inscrito es el único responsable de registrar y/o actualiza la dirección para la respectiva entrega del producto.
-          Si el vendedor no va a estar presente en la dirección de entrega, deberá encontrarse una persona mayor de edad disponible para recibir el producto. Como el proceso de entrega se realiza mediante un proveedor de transporte no es posible dar aviso telefónico antes de la entrega del producto. En caso de ser edificio, oficina, entre otros, podrá ser recibido por la portería del lugar.
-          El tiempo de entrega de los premios podrá variar de acuerdo con el lugar de entrega, si son ciudades principales esta será de máximo 10 días hábiles, para las demás ciudades, municipios o trayectos especiales, podrán ser hasta 15 días hábiles.  Este tiempo se establece previendo a unas circunstancias que puedan presentarse durante el proceso de entregas como: cierres temporales de carreteras, dirección no encontrada, traslado del destinatario, fuerza mayor o caso fortuito entre otros.  Los tiempos se pueden ver afectados por tiempos si existen novedades con los tiempos de respuesta de la transportadora o del usuario.
-          El método de redención de puntos por medio de la plataforma virtual estará sujeto a la vigencia del contrato con el proveedor. En caso de terminación o cancelación del contrato con el proveedor, se notificará a los vendedores este hecho y los cambios que hubiera lugar en la forma de redención de puntos.
Cambios, devoluciones, cancelaciones y garantías de productos adquiridos con el programa
-          En caso de devoluciones de la transportadora debido a que no se encuentra el destinatario o que los datos de entrega suministrado tienen a una novedad, se procede a la verificación de los datos de envío y contacto directo con el vendedor por parte del programa.
-          En caso de devolución por daños de productos (daños en el transporte, en el manejo del producto) se procederá a realizar el reclamo a la empresa transportadora y a resarcir a el(los) vendedor(es) haga(n) la devolución en el momento de la entrega del producto, se deberá enviar inmediatamente un correo comunicando la no aceptación del producto por mal estado con los siguientes datos: Nombre completo, cedula, observaciones y evidencia.
-          Si al momento de entrega de los productos se presenta a ún daño, producto en mal estado, u otro tipo de defecto, se debe reportar el incidente máximo en un día hábil, mediante un correo que quede establecido para el programa y que contenga la siguiente información: Nombre, Cedula, Observaciones, Evidencia. a los correos que aparecen en la página del *Programa*   para dar inicio al debido proceso de garantía.
-          En caso de devolución por daños de los productos, estos deben estar con su empaque original para el proceso de revisión, garantía o cambio.
-          En caso de que el producto sea devuelto por la trasportadora debido a que la dirección de envío no es la correcta o modificación posterior al proceso de redención, el costo del reenvío de la mercancía debe ser asumida por el usuario contra entrega y acogiéndose a las tarifas establecidas por la transportadora.
Visualización del producto: las imágenes exhibidas en la página del programa son de referencia, el usuario debe leer las especificaciones del producto para tener mayor claridad sobre el producto que va a seleccionar.
Disponibilidad del producto: La agencia  se encarga de la actualización de la página y la revisión constante de los productos que se exhiben en el portal oficial del programa.
Exoneración y Garantías: El programa advierte a los vendedores que la información de la plataforma virtual puede contener errores o inexactitudes o no estar completamente actualizada. Por ello, el programa se reserva el derecho de corregir cualquier error, omisión o inexactitud, cambiar o actualizar la misma en cualquier momento sin previo aviso y sin contraer ninguna responsabilidad.
Aclaraciones generales de la garantía:
La garantía de un producto será la indicada por el fabricante, importador o proveedor del mismo.
      Causales de exoneración de la garantía:
El programa no será responsable durante el periodo de garantía ofrecido, cuando ocurran las siguientes causales:
       Manipulación:
-          Deterioros o daños causados al producto como resultado de una manipulación o transporte inadecuado ajenos, así como alteraciones del producto original determinados por adaptaciones, modificaciones, adulteraciones o eliminación del numero serial adherido al producto, montaje de parte o accesorios no genuinos ni autorizados por la marca, entre otros.
-          En caso de que el producto traiga sello de garantía no se debe encontrar esté roto.
       Instalación, uso o mantenimiento:
-          No atender las instrucciones de instalación, uso o mantenimiento indicadas en el manual del producto o en la garantía, así como por la falta de accesorio luego de recibido el producto.
-          La pantalla tenga menos de cinco (5) pixeles defectuosos.
       Intervención de un tercero:
-          Daños ocasionados como resultado de la intervención, instalación, manipulación, por un tercero no autorizado por la marca.
       Desastre natural
-          Averías como resultado de catástrofes naturales de cualquier índole, accidente sobre el producto no atribuidas a la marca, inundaciones, desorden público, asonadas, condiciones ambientales inadecuadas, humedad, mala ventilación, hurto, fluctuaciones de voltaje de la energía eléctrica o descargas eléctricas atmosféricas o irregularidades de suministro hidráulico, gas o las aplicables al funcionamiento del producto o por factores externos atribuibles e imputables al titular de la garantía o un tercero.
       Factores externos
-          Problemas causados por factores externos y falta de cuidado, debido a la presencia de agua, líquidos, humedad, polvo, oxidación, golpes, ruptura de la carcasa, arena, insectos, roedores o cualquier otro similar que afecte el correcto funcionamiento e idoneidad del producto
         Uso indebido
-          Daños causados por manipulación y/o uso indebido del producto, como, por ejemplo: golpes, rayones, fracturas, incorrecta limpieza, puntos de impacto o presión inadecuada, etc.
-          El producto no presente número de serie de la fabricación o este se encuentre alterado.
-          Sea requerida fuera del territorio nacional donde fue adquirido el producto.
       Partes cosméticas
-          La garantía no cubre partes cosméticas tales como el acabado exterior, ralladuras, ruptura, levantamiento o soplo de la pintura, etc.
       Periodo de garantía
-          Productos sobre los cuales haya expirado el término de la garantía ofrecida inicialmente por la marca.
La garantía no cubre
       Consumibles
-          Baterías, control remoto, partes y/p daños cosméticos, cintas, partes plásticas, filtros, gabinetes, antes, agujas, pilas y demás accesorios consumibles, no están cubiertos por la garantía
       Desgaste
-          El desgaste por uso normal de las partes o piezas mecánicas, metálicas, eléctricas, platicas, caucho o de tela.
       Accesorios
-          Accesorios faltantes una vez recibido el producto.
       Otras garantías
-          En caso de adquirirse por parte del consumidor y/o propietario del producto marca  , una garantía suplementaria gratuita u onerosa diferente a la ofrecida por  , se perderá cualquier beneficio, o condición u obligación.
       Perdida de información
-          Perdida de la información almacenada o contenida en el producto, software no instalado en fábrica, modificación o borrado de particiones originales del disco duro, perdida de la información en medios de almacenamiento extraíbles. El programa no se responsabilizará de la restauración o reinstalación de cualquier dato, información o programa instalado por el consumidor.
         Virus
-          Daños ocasionados en el software y hardware de producto por el uso indebido, virus o programas que afecten el funcionamiento del producto.
       Dispositivos externos
-          Instalación de dispositivos o accesorios externos al producto.
 
In-transferibilidad:
los puntos y premios son personales e intransferibles y en ningún caso podrán ser cambiados por su valor en efectivo o por ninguna clase de remuneración
Retiro del programa
El vendedor inscrito al programa en cualquier momento puede decidir retirarse, para lo cual debe informar al programa para ser eliminado de la base de datos
Un vendedor debe ser desactivado del programa cuando se registra inactividad por un periodo de más de cuatro (4) meses, es decir, si el vendedor registró ventas en el Sell Out del mes de enero pero en febrero, marzo, abril y mayo no le reportaron ventas ni con su distribuidora original ni con ninguna otra, entonces perderá sus puntos acumulados. Un mes antes de la inactivación se emitirá ha.
El programa se reserva el derecho de retirar un vendedor o un distribuidor en cualquiera de los siguientes casos:
       El distribuidor reporta que el vendedor ya no se encuentra vinculado.
       El distribuidor o vendedor reporta que ya no vende productos  .
        El vendedor registra inactividad de ventas por un periodo de más de cuatro (4) meses.
       El programa identifica que el distribuidor o el canal de distribución ya no compra productos de la marca   directamente importados por ASUS
El programa se reserva el derecho de excluir del programa al vendedor al que se le compruebe suplantación, falsedad o fraude en los datos suministrados en los formularios de la página de web.
Solución de diferencias
Para realizar cualquier petición, queja y/o reclamación en relación con los beneficios otorgados, saldo de punto o resolver cualquier inquietud que se tenga relacionado con el programa el vendedor podrá comunicarse a través de los diferentes canales de atención que aparecen en la página del programa
Ante cualquier duda sobre la aplicación de un criterio para solucionar un conflicto presentado, deberá primar la buena fe y el sentido del programa.
Declaraciones de vendedores o participantes
El vendedor se  suscribe al programa *ASUS PARTNER PROGRAM*   voluntariamente.
EL vendedor conoce y acepta los Términos y Condiciones del programa de fidelización *ASUS PARTNER PROGRAM*  .
EL vendedor acepta que conoce los productos que serán redimidos dentro de la plataforma del *Programa*  .
EL vendedor reconoce que el programa de fidelización *Programa*   no funciona como una plataforma para compra de productos virtualmente, ventas a distancia o vía catálogo.
En el  *Programa*   realiza el envío de productos que el vendedor selecciona en la plataforma virtual.

Otras disposiciones
Este reglamento podrá ser actualizado o modificado en cualquier momento. Para efectos de su aplicación, regirá la versión disponible en la plataforma virtual del programa.
El *Programa*   podrá modificar, suspender o cancelar de manera parcial o total los beneficios y los términos y/o condiciones del presente reglamento en cualquier momento. Para este efecto, el programa deberá informar a los vendedores, por el medio que considere idóneo, dicha decisión. En caso de suspensión, terminación o cancelación definitiva, individual y/o colectiva del Programa, si el vendedor tiene en su cuenta puntos suficientes para disfrutar de los beneficios del programa, contará con un tiempo límite establecido por el programa para redimirlos a partir de la fecha en que informe al público en general sobre la suspensión, terminación o cancelación del programa de fidelización *Programa*  .
*Programa*   recomienda a los vendedores inscritos al programa de fidelización mantenerse informados de los términos, condiciones y beneficios del mismo, así como de sus respectivas actualizaciones, revisando periódicamente en la página web del programa cualquier novedad que sea publicada.
El vendedor acepta indemnizar, defender y mantener indemne al *Programa*   ante terceros que intervengan en el desarrollo o ejecución del programa de fidelización, socios, accionistas, personal y compañías afiliadas ante cualquier responsabilidad, perdida, reclamación y gasto, incluyendo honorarios y gastos razonables en relación con una violación de estos términos y condiciones.
Al finalizar el Programa, los vendedores tendrán 30 días calendario para hacer todas las redenciones de puntos. Los puntos sobrantes serán retirados de la cuenta individual de cada vendedor.
Este reglamento se complementa con los términos y condiciones de campañas especiales de fidelización de puntos que se encuentran publicados en la plataforma virtual.
 

 
 
 
 
Política de Protección de Datos:
 
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
DOCUMENTO CONTROLADO
 
 
I. OBJETIVO
 
Establecer las pautas y criterios generales para el manejo de datos personales de empleados, clientes, proveedores y demás terceros que tengan a una relación con LoyalQuo S.A.S.
 
II. ALCANCE
 
Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos de personas naturales que sean objeto de tratamiento por parte de LoyalQuo considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de Datos Personales.
 
III. MARCO NORMATIVO
 
A continuación, se menciona la normatividad relacionada con la Protección de Datos Personales en Colombia:
 
Ley 1266 de2008
Ley 1581 de 2012
Decreto 1377 de 2013
Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015 (Reglamentación Parcial de la Ley1581).
Circular 02 del 3 de noviembre de 2015 de (Adición al Capítulo 2, Título V de la Circular Única de la SIC.
Decreto 886 de 2014 – Reglamentación del Artículo 25 de la Ley 1581: Registro Nacional de Bases de Datos.
 
IV. ÁMBITO DE APLICACIÓN
  
Esta política aplica a los datos personales registrados en cualquier base de datos, que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada, efectuado en el territorio colombiano.
 
V. DEFINICIONES
 
Actores del tratamiento de Datos Personales: Son las empresas o personas que llevan a cabo el suministro, recolección y el tratamiento de datos personales, éstos son:
 
“Responsable del Tratamiento”: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decidas obre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
 
“Encargado del Tratamiento”: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento de Datos Personales.
 
“Operador de información”: Se denomina operador de información a la persona, entidad u organización que recibe de la fuente datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios. El operador, en cuanto tiene acceso a información personal de terceros, debe garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. Salvo que el operador sea la misma fuente de la información, esté no tiene relación comercial o de servicio con el titular, por lo tanto no es responsable por la calidad de los datos que le sean suministrados por la fuente.
 
“Titular de Datos Personales”: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
 
“Causahabiente”: Persona a quien le han sido transferidos los derechos de otra.
 
“Fuente de Información”: Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, como consecuencia de una relación comercial o de servicio y que, debido a autorización legal, o del titular, suministra esos datos a un operador de información. El operador de información, a su vez, entregará datos personales al usuario final. Si la fuente entrega la información directamente a los usuarios y no, a través de un operador, tendrá la doble condición de fuente y operador y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos. La fuente de la información responde por la calidad de los datos suministrados al operador, y debe garantizar la protección de los derechos del titular de los datos.
 
“Gestor de Datos”: El colaborador de LoyalQuo S.A.S. que realiza el tratamiento a los datos personales.
 
“Gestor de Datos Externo”: Es el empleado de un tercero (Encargado), que realiza el tratamiento a las bases de datos entregadas por LoyalQuo S.A.S. para la realización del tratamiento.
 
“Usuario” Es la persona natural o jurídica que puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información. El usuario debe garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. En el caso en que el usuario a su vez entregue la información directamente a un operador, aquél tendrá la doble condición de usuario y fuente, y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos.
 
“Autorización”: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
 
“Aviso de privacidad”: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
 
“Base de Datos” Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
 
“Cambios sustanciales a una Base de Datos”: Son aquéllos que se relacionen con la finalidad de la base de datos, el Encargado de Tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la Política de Tratamiento de la Información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales.
 
“Canales para ejercer derechos”: Son los medios de recepción y atención de peticiones, consultas y reclamos que el Responsable del Tratamiento y el Encargado del Tratamiento deben poner a disposición de los Titulares de la información, con los datos de contacto respectivos, por medio de los cuales el Titular puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales contenidos en bases de datos y revocarla autorización que haya otorgado para el Tratamiento de los mismos, cuando esto sea posible.
 
“Conducta inequívoca”: Comportamiento que permite concluir de forma razonable que el Titular de Datos Personales otorgó la autorización para el tratamiento de sus datos.
 
“Consulta”: ProcesomedianteelcualelTitulardeDatosPersonalespuedesolicitaraLoyalQuo S.A.S. su información personal que reposa en las bases de datos.
 
“LoyalQuo S.A.S.” o “Responsable”: LoyalQuo S.A.S.
 
“Dato Personal”: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
 
“Dato público”: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutadas que no estén sometidas a reserva.
 
“Datos Sensibles”: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a vida sexual, y los datos biométricos.
 
“Incidente de Seguridad”: Se refiere a la violación de los códigos de seguridad o la pérdida o robo y/o acceso no autorizado de información de una base de datos administrada por el Responsable del Tratamiento o por su Encargado.
 
“Reclamo”: Proceso mediante el cual los Titulares de los datos Personales o sus causahabientes, podrán solicitar a LoyalQuo S.A.S., la actualización, rectificación, supresión parcial o total de la información, la prueba de la autorización o la revocatoria de la misma.
 
“Registro Nacional De Bases De Datos (RNBD)”: Directorio público de las bases de datos personales sujetas a Tratamiento que operan en el país, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre Consulta para los ciudadanos.
 
“SIC”: Superintendencia de industria y Comercio.
 
“Transferencia”: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
 
“Transmisión”: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
 
“Tratamiento de Datos Personales”: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, consulta, intercambio, transferencia, uso, circulación o supresión.
 
“USC”: Unidad de Servicios Compartidos.
 
VI. NORMAS Y CRITERIOS DE APLICACIÓN
 
El Comité Directivo definirá los lineamientos para el desarrollo e implementación del Sistema de Protección de Datos Personales en Celmedia MKT SA.
 
PRINCIPIOS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
 
En el Tratamiento de Datos Personales se cumplirá con los siguientes principios:
 
a)  Principio de finalidad: El Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a una finalidad legítima que se informará al Titular.
 
b) Principio de libertad: El Tratamiento de Datos Personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divu ados sin previa autorización o mandato legal o judicial que releve el consentimiento del Titular.
 
c)  Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
 
 
 
d)Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de LoyalQuo S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
 
e)  Principio de acceso y circulación restringida: Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados por ellos.
 
f)   Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
 
g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con a una de las labores que comprende el tratamiento.
 _NB
*CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS
 
2.1. Datos sensibles:
 
Está prohibido el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
 
a)  El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
 
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
 
c)  El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
 
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
 
e)  El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas para suprimir la identidad de los Titulares.
 
 
2.2. Derechos de los niños, niñas y adolescentes:
 
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública. Los colaboradores que por la naturaleza de su gestión deban realizar este tipo de datos personales, deben aplicar los principios para la protección de los derechos fundamentales de este tipo de Titulares de Datos Personales.
 
TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DE ESTE
 
a)  Los datos serán utilizados por LoyalQuo S.A.S. para el desarrollo de su objeto social y de la relación contractual que lo vincula con el Titular de Datos Personales, en caso de existir.
 
LoyalQuo S.A.S. actúa como Responsable, en el evento en que sea quien recauda la información y toma las decisiones sobre el Tratamiento de los datos y Encargado del tratamiento, en la medida en que es quien realiza el Tratamiento de los datos.
 
El Responsable y/o el Encargado del tratamiento harán uso de los datos única y exclusivamente para la finalidad que le ha sido informada al Titular de Datos Personales. Por ningún motivo se podrá utilizar medios engañosos o fraudulentos para realizar tratamiento de datos, y en los casos en que el uso se haya definido como temporal, la información sólo podrá utilizarse durante el lapso que sea necesario para el objetivo por el cual fue solicitada.
 
En las bases de datos que sean entregadas por nuestros clientes serán ellos los directamente responsables de obtener la autorización respectiva.
 
AUTORIZACIÓN
 
El Tratamiento de Datos Personales realizado por LoyalQuo S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. LoyalQuo S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización del Titular, sus causahabientes o representantes legitimados.
 
La autorización podrá darse por medio de un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, y que, además, pueda demostrarse, de manera inequívoca, que el Titular de los Datos Personales: a) autorizó el tratamiento, b) conoce acepta que LoyalQuo S.A.S. recogerá y utilizará la información para los fines que le han sido informados.
 
AVISO DE PRIVACIDAD No está en la otra
 
LoyalQuo S.A.S. cuenta con el Aviso de Privacidad, que contiene la información exigida mediante el Decreto 1377 de 2013, el cual será comunicado al Titular de Datos Personales a través de medios de comunicación de la compañía. (En la página Web de Celmedia MKT SA, nuestras plantillas de correo electrónico). Para facilitar la divu ación, su contenido podrá ser incluido dentro de la autorización.
 
DERECHOS Y DEBERES DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
 
El Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:
 
a)  Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
 
b) Solicitar pruebas de la autorización otorgada a LOYALQUO S.A.S.
 
c)  Ser informado por LOYALQUO S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
 
d)Presentar consultas ante el Responsable o Encargado del Tratamiento, conforme a lo establecido En el numeral 9 de la presente política.
 
e)  PresentarantelaSuperintendenciadeIndustriayComercioquejasporinfraccionesalo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamante o Responsable o el Encargado del tratamiento, según el Artículo 16del Decreto1377.
 
f)   Acceder de manera gratuita a los Datos Personales que son objeto de Tratamiento.
 
g) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y la Constitución Política de Colombia.
El titular de los Datos Personales debe mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento, la veracidad de esta. LoyalQuo S.A.S. no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información suministrada por el Titular.
 
MEDIDAS DE SEGURIDAD
 
LoyalQuo S.A.S. adoptar las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se evaluará su efectividad.
 
DATOS DE CONTACTO PARA RADICACIÓN DE SOLICITUDES:
 
Los Titulares de la Información pueden ejercer sus derechos de revocar la autorización para el tratamiento de datos, conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, enviando comunicaciones a la Gestión Administrativa y Financiera de la empresa, en Bogotá, D.C, a la Carrera 11B No98 – 08 Oficina 305 teléfono 642 10 02, o de manera alternativa, igualmente, los Titulares de la información pueden dirigir sus solicitudes al correo electrónico saccolombia@loyalquo.com[CV12] 
 
 
 
 SOLICITUDES POR PARTE DEL TITULAR DE DATOS
 
El responsable de garantizar la respuesta oportuna a las solicitudes de consulta o reclamo es la Gestión Administrativa y Financiera, en cabeza del Sub Gerente Administrativo y Financiero, a través de los canales definidos en numeral 8 del Capítulo VI de esta Política, a través de los datos de contacto.
 
9.1. Consulta
 
 
Los Titulares de los Datos Personales o sus causas habientes podrán, en cualquier momento, consultar la información personal que repose en las bases de datos de LoyalQuo S.A.S., Igualmente, podrán solicitar la demostración de la existencia de su autorización para el tratamiento de Datos Personales.
 
Término para la Atención de Consulta
 
DeacuerdoconlaLey1581de2012, la solicitud de consulta debe ser atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atenderla consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
 
9.2. Reclamos
 
Los Titulares de los datos Personales o sus causahabientes, podrán solicitar la actualización, rectificación o la supresión total o parcial de datos. Igualmente, podrán solicitar la revocatoria de la autorización.
 
Revocatoria de la autorización: El Titular de Datos Personales o sus causahabientes podrán revocarla autorización otorgada, de acuerdo con la normativa vigente.
 
Supresión de Datos Personales: El Titular de Datos podrá solicitar al Responsable y/o Encargado del Tratamiento la supresión total o parcial de datos personales.
 
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal, contractual o comercial de permanecer en la base de datos.
 
DeacuerdoconelArtículo16delDecreto1377, el Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o el Encargado del tratamiento.
 
Cuando se reciba un reclamo por parte del Titular de Datos Personales relativo a inconsistencias en la información, o que el dato se encuentre en discusión por parte de este, el Responsable del tratamiento, y cuando en su nombre actúe, el Encargado del Tratamiento, debe suspender el uso de este, durante un tiempo no menor a la fecha de finalización del trámite. Para esto, el Gestor de Datos, responsable de la base de datos, debe asegurar que exista un registro donde se consignen las siguientes notas: " reclamo en trámite" o "información en discusión judicial" según el estado de trámite en el que se encuentre la reclamación.
 
Término para la atención de Reclamos relativos a Datos Personales:
 
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, cuando se reciba una solicitud de reclamo por parte del Titular de Datos Personales, el Gestor de Datos responsable del tratamiento, procederá a revisar si ésta contiene la información suficiente para ser atendida, y, en el caso que requiera más información le comunicará al Titular, dentro de los siguientes cinco (05) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (02) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
 
Igualmente, la Ley indica que el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dichos términos e informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
 
VII. FECHA DE ENTRADA EN VIGOR
 
La presente política aplica a partir del día 27de julio de 201601 de septiembre de 2016 y la información suministrada por los grupos de interés permanecerá almacenada hasta por el término de diez (10) años contados a partir de la fecha del último Tratamiento, para permitirle a LoyalQuo S.A.S. el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a su cargo especialmente en materia contable, fiscal y tributaria.
 
Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de LoyalQuo S.A.S.
 
VIII. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD)
 
Se debe llevar a cabo el proceso de registro de las bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con las definiciones de la herramienta puesta a disposición por esta autoridad y en atención a las disposiciones del Decreto 886 de 2014, teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:
 
a)  Registro de bases de datos actuales: Este registro debe realizarse dentro del año siguiente a la puesta en funcionamiento del RNBD por parte de la SIC.
 
b) Creación de Bases de Datos: Deben ser registradas dentro de los dos (2) meses calendario, posteriores a su creación.
 
c)  Actualización de la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos. De acuerdo con la Circular Externa No.002 del 3 de noviembre de 2015, la información contenida en el RNBD deberá actualizarse como se indica a continuación:
 
Dentro de los diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos. Esto en caso de que se realicen cambios sustanciales en la información registrada.
Anualmente, entre el 2 de enero al 31 de marzo, a partir del 2018.
 
D) Incidentes de Seguridad: Los incidentes de seguridad deben reportarse a la SIC, a través del RNBD dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al momento en que se detecten y sean puestos en conocimiento de la persona o área encargada de atenderlos.
 
 
En cumplimiento del artículo 13 del Decreto 1377 informamos:
 
Razón social                      LOYALQUO S.A.S.
Dirección                          Cra 11 B No. 98 – 08 Ofc 305
Correo electrónico              saccolombia@loyalquo.com
Teléfono                          642 10 02